Versione 1.0 — ultimo aggiornamento: 11 settembre 2026
1. Ambito dell'informativa
Questa informativa descrive il trattamento dei dati personali effettuato da Universal Certification Service Europe S.r.l. (“UCS”) attraverso il sito universalcertification.it, il blog, i moduli di contatto e preventivo, i servizi ISO Fast Check AI e SOA Fast Check AI, nonché nello svolgimento dei rapporti precontrattuali, contrattuali, amministrativi e professionali con clienti, potenziali clienti, fornitori, partner e loro referenti.
Il sito e i servizi UCS sono rivolti principalmente a imprese e professionisti. Non sono intenzionalmente destinati a minori.
2. Titolare del trattamento
UNIVERSAL CERTIFICATION SERVICE EUROPE S.R.L.
Sede legale: Via Luigi Magrini 10, 00146 Roma (RM), Italia
Codice fiscale e P. IVA: 15913321004
REA: RM-1622525
PEC: ucssrl@legalmail.it
Contatto per privacy e diritti: marketing@universalcertification.it
Se per uno specifico incarico UCS tratta dati per conto del cliente, i rispettivi ruoli e obblighi sono disciplinati dal contratto e, quando necessario, da un accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR.
3. Categorie di dati e fonti
In funzione del rapporto e del servizio richiesto, UCS può trattare:
- dati identificativi e di contatto, come nome, cognome, ruolo, ragione sociale, indirizzo, email, PEC e telefono;
- dati aziendali e professionali, tra cui visure camerali, settore e codice ATECO, organigrammi, qualifiche, attestati, categorie e classifiche SOA, certificazioni, requisiti tecnici, economici e organizzativi;
- dati contrattuali, amministrativi e fiscali, compresi preventivi, ordini, contratti, dati di fatturazione, pagamenti e corrispondenza;
- dati relativi a gare, appalti, audit, ispezioni e sistemi di gestione, inclusi documenti e informazioni necessari a verificare requisiti, conformità e cogenza;
- dati inseriti nei Fast Check, come numero di addetti, obiettivi, urgenza, certificazioni o categorie di interesse, importi dei lavori, note, report ed eventuali documenti caricati;
- dati di navigazione e sicurezza, quali indirizzo IP, data e ora, URL richiesti, user agent, log tecnici e dati relativi al consenso cookie;
- contenuti volontari, come messaggi, richieste, recensioni e relativa autorizzazione alla pubblicazione.
UCS chiede di non trasmettere dati non pertinenti. Documenti legati a sicurezza sul lavoro, contenziosi o requisiti di gara possono occasionalmente contenere categorie particolari di dati o dati relativi a condanne e reati. Tali dati sono trattati soltanto quando strettamente necessari e in presenza di un'idonea condizione prevista dagli artt. 9 e 10 GDPR e dalla normativa nazionale applicabile.
I dati sono raccolti direttamente dall'interessato o dall'impresa per cui opera; possono inoltre provenire dal cliente committente, da partner coinvolti nell'incarico, da registri pubblici, albi, banche dati istituzionali, documentazione di gara o altre fonti legittimamente accessibili. Nei casi soggetti all'art. 14 GDPR, l'informativa è resa entro i termini previsti, salvo le eccezioni di legge.
4. Finalità, basi giuridiche e conservazione
| Finalità | Base giuridica | Conservazione indicativa |
|---|---|---|
| Navigazione, funzionamento, sicurezza, prevenzione di abusi e difesa del sito. | Legittimo interesse di UCS alla sicurezza e continuità dei servizi (art. 6.1.f GDPR) e, ove necessario, obbligo di legge (art. 6.1.c). | Log tecnici normalmente fino a 6 mesi, salvo necessità di accertare incidenti o illeciti. |
| Rispondere a contatti, richieste informative, Fast Check, call e preventivi. | Misure precontrattuali richieste dall'interessato (art. 6.1.b GDPR). | Per il tempo necessario alla richiesta e, in assenza di contratto, normalmente non oltre 24 mesi dall'ultimo contatto utile. I documenti non più necessari sono eliminati o segregati prima. |
| Eseguire servizi di consulenza, supporto ISO e SOA, ispezioni, formazione, audit, attività connesse a gare e appalti. | Esecuzione del contratto (art. 6.1.b), obblighi di legge (art. 6.1.c) e legittimo interesse alla corretta gestione e tutela del rapporto (art. 6.1.f). Per dati particolari o giudiziari: condizioni degli artt. 9 e 10 GDPR applicabili al caso. | Per la durata del rapporto e, successivamente, per 10 anni o per il diverso termine imposto da norme, accreditamenti, prescrizioni contrattuali o tutela in giudizio. |
| Amministrazione, contabilità, fatturazione, adempimenti fiscali e societari. | Contratto e obbligo di legge (artt. 6.1.b e 6.1.c GDPR). | 10 anni dalla registrazione, salvo termini più lunghi connessi ad accertamenti o contenziosi. |
| Gestione di fornitori, collaboratori, partner e rispettivi referenti. | Contratto, misure precontrattuali, obblighi di legge e legittimo interesse organizzativo (artt. 6.1.b, c e f GDPR). | Durata del rapporto e fino a 10 anni dalla cessazione per gli atti rilevanti. |
| Invio di comunicazioni promozionali via email, messaggi o telefono. | Consenso specifico (art. 6.1.a GDPR e art. 130 del D.lgs. 196/2003), salvo il limitato “soft spam” via email consentito dalla legge per servizi analoghi già acquistati. | Fino alla revoca e comunque con verifica periodica dell'interesse, normalmente entro 24 mesi dall'ultima interazione significativa. |
| Pubblicazione di una recensione con il nome o la qualifica scelti dall'autore. | Consenso (art. 6.1.a GDPR). | Fino alla revoca del consenso o finché la recensione resta pertinente. |
| Gestione di reclami, verifiche, contenziosi e tutela dei diritti. | Obbligo di legge e legittimo interesse all'accertamento, esercizio o difesa di un diritto (artt. 6.1.c e f; art. 9.2.f ove applicabile). | Per la durata della controversia e dei successivi termini di prescrizione. |
I termini possono essere sospesi o estesi quando i dati sono necessari per adempiere obblighi normativi, gestire controlli, prevenire frodi o tutelare diritti. Alla scadenza, i dati sono eliminati o resi anonimi.
5. ISO/SOA Fast Check e sistemi automatizzati
I Fast Check elaborano i dati forniti per produrre un report preliminare su certificazioni ISO, categorie e classifiche SOA, documenti iniziali, priorità e possibili prossimi passi. Il risultato è orientativo e non sostituisce la verifica di un consulente, di un organismo competente, della documentazione di gara o dei requisiti normativi applicabili.
Allo stato attuale, la valutazione utilizza regole e criteri automatici interni; le funzioni esterne di LLM, OCR e CRM risultano disattivate. Se tali funzioni saranno attivate e comporteranno nuovi destinatari o trasferimenti, UCS aggiornerà l'informativa e applicherà le misure richieste prima del trattamento.
L'utente è informato che interagisce con un sistema automatizzato. Il Fast Check non adotta decisioni che producono effetti giuridici o analogamente significativi sulla persona ai sensi dell'art. 22 GDPR: preventivi, incarichi e valutazioni definitive richiedono l'intervento del team UCS. È sempre possibile chiedere chiarimenti o una verifica umana.
6. Ruoli privacy nello svolgimento dei servizi UCS
UCS opera come titolare per la gestione commerciale, contrattuale, amministrativa e organizzativa dei propri servizi. Nelle attività svolte sui dati del personale, dei clienti o dei fornitori dell'impresa assistita, UCS può operare:
- come responsabile del trattamento, quando tratta dati seguendo le istruzioni documentate del cliente; in tal caso è stipulato, ove necessario, l'accordo previsto dall'art. 28 GDPR;
- come titolare autonomo, quando finalità e mezzi sono determinati da UCS per obblighi professionali, normativi, amministrativi o di tutela;
- secondo altri ruoli specifici previsti dal contratto e dalla disciplina applicabile all'incarico.
La presente informativa non sostituisce le informative che il cliente deve rendere ai propri interessati né gli accordi privacy relativi al singolo incarico.
7. Destinatari e soggetti autorizzati
I dati sono trattati da amministratori, dipendenti e collaboratori UCS autorizzati in base alle mansioni. Possono inoltre essere comunicati, nei limiti necessari, a:
- fornitori di hosting, manutenzione, sicurezza, backup e servizi informatici;
- fornitori di posta elettronica, PEC, archiviazione, produttività e invio delle richieste;
- Calendly, quando l'utente sceglie di prenotare una call tramite il relativo servizio;
- Google, per Google Analytics 4, esclusivamente dopo il consenso ai cookie analitici;
- consulenti legali, fiscali, contabili, assicurativi e altri professionisti vincolati alla riservatezza;
- organismi di certificazione, SOA, enti di accreditamento, stazioni appaltanti, autorità o altri soggetti coinvolti nell'incarico, quando necessario e autorizzato;
- autorità pubbliche e soggetti cui la comunicazione sia obbligatoria per legge o necessaria alla tutela di diritti.
I fornitori che trattano dati per conto di UCS sono designati responsabili ai sensi dell'art. 28 GDPR quando ne ricorrono i presupposti. L'elenco aggiornato dei responsabili rilevanti può essere richiesto ai contatti del Titolare.
I collegamenti a siti e social network esterni portano a servizi disciplinati dalle rispettive informative. UCS non installa tramite il semplice link i cookie del sito esterno; tali servizi ricevono dati quando l'utente decide di visitarli.
8. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo
Alcuni fornitori tecnologici possono trattare dati in Paesi esterni allo Spazio Economico Europeo. In questi casi UCS verifica l'esistenza di una decisione di adeguatezza ai sensi dell'art. 45 GDPR — incluso, quando applicabile, il Data Privacy Framework UE-USA per organizzazioni certificate — oppure adotta garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 GDPR, come le Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea e le eventuali misure supplementari richieste.
Informazioni sulle garanzie applicabili o una loro copia possono essere richieste al Titolare, fatti salvi i limiti necessari a proteggere segreti commerciali e sicurezza.
10. Natura del conferimento
I dati contrassegnati come obbligatori nei moduli sono necessari per rispondere alla richiesta o fornire il servizio. Il mancato conferimento può impedire la gestione del contatto, del Fast Check o dell'incarico. I dati facoltativi aiutano a rendere la valutazione più precisa ma possono essere omessi.
Il consenso marketing e il consenso alla pubblicazione di una recensione sono facoltativi, separati dall'erogazione del servizio e revocabili in ogni momento. La semplice presa visione dell'informativa non costituisce consenso a finalità ulteriori.
11. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati sono trattati con strumenti elettronici e, quando necessario, cartacei, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione e integrità. UCS applica misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, inclusi controllo degli accessi, autorizzazioni, riservatezza, aggiornamento dei sistemi, procedure di backup e gestione degli incidenti.
Nessun sistema è privo di rischio. Chi trasmette documenti dovrebbe usare i canali indicati da UCS e limitare il contenuto a quanto necessario.
12. Diritti dell'interessato
Nei casi previsti dagli artt. 15–22 GDPR, l'interessato può chiedere:
- accesso ai dati e copia degli stessi;
- rettifica o integrazione;
- cancellazione;
- limitazione del trattamento;
- portabilità dei dati forniti, quando applicabile;
- opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse e, in ogni momento, al marketing diretto;
- revoca del consenso senza pregiudicare i trattamenti precedenti;
- di non essere sottoposto a decisioni unicamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi, quando ricorrono i presupposti di legge.
Le richieste possono essere inviate a marketing@universalcertification.it o alla PEC ucssrl@legalmail.it. UCS risponde senza ingiustificato ritardo e di regola entro un mese, termine estendibile nei casi previsti dal GDPR.
L'interessato può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all'autorità giudiziaria, fatto salvo ogni altro rimedio disponibile.
13. Aggiornamenti
UCS aggiorna questa informativa quando cambiano i trattamenti, i fornitori o la normativa applicabile. La versione vigente è pubblicata in questa pagina con la data di aggiornamento. Modifiche rilevanti saranno portate all'attenzione degli interessati con modalità adeguate al contesto.